Digitalizzazione

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È ormai chiaro che la transizione al digitale è una questione principalmente culturale, poi gestionale e infine informatica. Occorre una chiara consapevolezza di cosa si intende oggi per amministrazione digitale e come rendere concreto il diritto alla cittadinanza digitale disposto dal CAD- Codice dell’amministrazione digitale mediante la messa a disposizione di servizi on line usabili, accessibili e integrati con il backend. Questione centrale allo scopo resta l’applicazione del principio once only mediante l’integrazione delle piattaforme abilitanti e l’implementazione di un ecosistema digitale interno all’organizzazione altamente integrato e resiliente.

I servizi messi a disposizione da Centro Studi Enti Locali Spa per l’area Digitalizzazione, sono pensati in modalità multidisciplinare utili a supportare il responsabile della transizione al digitale e l’intero ente, nella definizione dei propri fabbisogni partendo dall’analisi delle peculiarità della propria organizzazione e condividendo le azioni prioritarie da applicare per accelerare la transizione al digitale e garantire la compliance normativa con le disposizione previste dal Dlgs n. 82/04 (CAD-Codice dell’amministrazione digitale).

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I nostri servizi

La figura del responsabile per la transizione al digitale, spesso rimane una formalità nell’organigramma dell’ente, senza riuscire ad incidere nel ruolo di coordinatore e promotore previsto dall’art 17 del CAD. Del resto le competenze multidisciplinari richieste e le qualità di leadership necessarie non sono affatto scontate. I servizi di Centro studi enti locali Spa, gestiti da competenze specialistiche verticali per ogni area di intervento, permettono di definire insieme al RTD, oltre alle azioni necessarie e coordinate, organizzate per priorità, anche le leve di attuazione per superare le resistenze organizzative.

La circolarità e l’interoperabilità del dato all’interno e all’esterno dell’ente, nel rispetto del GDPR, è la chiave di svolta per rendere concreto il principio once only previsto dal piano triennale. L’attività di data entry deve essere minimizzata e l’attività discrezionale supportata da algoritmi di intelligenza artificiale. In questo quadro i processi e le procedure amministrative devono essere riviste per cogliere le opportunità offerte dalle tecnologie ICT. I servizi di reengineering digitale messi a disposizione da Centro studi enti locali Spa, pongono al centro l’organizzazione dell’ente e mediante rilevazione delle procedure applicate con il metodo delle interviste, stimolando empatia con gli interlocutori utili a condividere nuove procedure operative.

Tutto il processo di digitalizzazione dell’ente deve essere teso a implementare uno sportello virtuale mediante l’erogazione di servizi digitali facilmente usabili, accessibili da tutti e fortemente integrati con il backend dell’ente. In tal senso occorre elevare l’attuale modalità di concepire il servizio on line da semplice canale utile a presentare un’istanza all’ente ad un sistema integrato che permetta di monitorare la presa in carico della richiesta, pagare eventuali diritti di segreteria, monitorare l’andamento del procedimento, avvisare l’interessato del rilascio di quanto richiesto. I servizi messi a disposizione da Centro Studi Enti Locali Spa, intendono offrire all’ente l’adeguato supporto utile a progettare servizi di nuova generazione, di alto valore aggiunto sia per il cittadino che non dovrà spostarsi e avrà a disposizione un canale aperto 24h/24 che per gli uffici che vedranno ridotto l’attività di sportello all’utenza.

II passaggio all’operatività digitale non può trascurare il valore giuridico del documento amministrativo informatico e la sua corretta archiviazione, al fine di garantire prove documentali certe utili a sostenere l’ente in caso di contenzioso o contestazione nonchè supportare gli uffici nella loro operatività mediante un archivio digitale ordinato, aperto ed accessibile anche da remoto. Le competenze maturate dalle professionalità messe a disposizione dal Centro Studi Enti Locali Spa, supportano l’ente sia nella fase progettuale della definizione del manuale di gestione, che nella fase di individuazione/ottimizzazione del sistema documentale e di supporto agli uffici per la corretta attuazione.

La corretta conservazione digitale dei documenti e fascicoli elettronici, è per l’ente un obbligo civilistico, fiscale, archivistico e culturale. L’attuale distribuzione dell’archivio nei vari sistemi gestionali nonchè nei client mail e nei PC, mette a rischio di smembramento l’archivio, e ne compromette l’efficienza nonchè rende inapplicabile il diritto all’oblio previsto dal GDPR. I servizi di Centro Studi Enti Locali Spa oltre a supportare l’ente nella corretta organizzazione dei processi di conservazione, affiancano il responsabile della conservazione nello svolgimento delle funzioni previste dalle regole tecniche compreso l’attività di vigilanza sia sui servizi di conservazione affidati in esterno ai conservatori che sull’eventuale sistema di conservazione in house.

Costruire un ecosistema gestionale dell’ente integrato con le piattaforme abilitanti, è la condizione richiesta dal Piano triennale per l’informatica della pubblica amministrazione e imprescindibile per garantire il principio “once only” indispensabile per automatizzare le attività e semplificare i processi. I servizi di Centro Studi Enti Locali Spa, completa l’attività di reengineering digitale dei processi, non solo ridisegnando insieme agli uffici le procedure, ma anche individuando il fabbisogno applicativo strumentale ad automatizzare il maggior numero di attività degli uffici. L’individuazione delle funzionalità da prevedere nella scelta degli applicativi permette di rendere concreto il valore aggiunto atteso dalla digitalizzazione dell’ente.

L’acquisto di servizi Cloud, servizi di conservazione e più in generale dei software gestionali qualificati all’interno del cloud marketplace, non solleva l’ente dalla “culpa in vigilando”. Spesso contratti di servizio non chiari o carenze di figure professionali interne all’ente in grado di valutare correttamente le condizioni e l’applicazione del servizio offerto, non permettono al RTD e al titolare del trattamento dei dati personali, di vigilare sull’operato del fornitore. I servizi di Centro Studi Enti Locali Spa, caratterizzato da un alto livello di specializzazione dei servizi consulenziali offerti, permette di individuare le attività di monitoraggio da applicare sui servizi acquistati, al fine di garantire la vigilanza sulle attività delegate e garantire l’accountability.

La declinazione delle disposizioni del CAD e delle indicazioni del Piano triennale nella migrazione al digitale, è un cambiamento complesso per l’ente ostacolato da resistenza culturali, gestionali e tecniche. Occorre un’attenta pianificazione degli obiettivi da raggiungere e delle relative attività necessarie, puntualmente definite sia nell’oggetto che dei soggetti responsabili oltre che nei tempi da rispettare. I servizi messi a disposizione al RTD da Centro studi Spa, permettono la stesura di un piano triennale per la transizione dal digitale dell’ente, ritagliato sulle peculiarità dell’organizzazione individuate mediante un’attività di rilevamento dell’AS IS, sugli obiettivi da raggiungere (TO BE) e sulla strategia da applicare in base alle caratteristiche dell’organizzazione

Il principale ostacolo alla transizione al digitale è culturale ed organizzativo. Il DESI, indice europeo che misura il livello di digitalizzazione dei paesi membri segnala una rilevante criticità di carenza di competenze tecniche italiane sia in termini di hard skill, utili alla progettazione di ecosistemi digitali , che di soft skill ovvero competenze necessarie per l’utilizzo. L’offerta formativa proposta dal Centro Studi Enti Locali Spa permette di definire piani formativi personalizzati sulle tematiche e le esigenze rilevate nell’Area digitalizzazione, che condivisi con l’ente, sono un valido ed efficace strumento di aggiornamento professionale sia degli uffici utenti che delle posizioni organizzative.

Pubbliche amministrazioni, aziende pubbliche e municipalizzate, hanno l’obbligo di garantire l’accessibilità degli strumenti informatici utilizzati e dei documenti amministrativi prodotti. Risorse specialistiche di Centro studi accompagnano l’ente nella individuazione delle criticità, nell’individuazione degli obiettivi da raggiungere e degli adempimenti da eseguire. L’analisi è rivolta non solo al portale dell’ente ma anche alla corretta formazione dei documenti prodotti dagli uffici, oltreché agli strumenti software utilizzati qualora tra i dipendenti vi siano soggetti con disabilità.

Mirco Rigatti

Responsabile Digitalizzazione

Email: mirco.rigatti@centrostudientilocali.it

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